Organizzare eventi in farmacia: come rispettare le normative sulla privacy e le linee guida dei social network

Organizzare eventi e giornate di prevenzione in farmacia con figure sanitarie come psicologi, fisioterapisti e altri professionisti è un’ottima iniziativa per coinvolgere i propri clienti e promuovere uno stile di vita sano. Tuttavia, pubblicare le immagini di tali eventi sui social media, come Facebook e Instagram, richiede particolare attenzione alle normative in materia di privacy e alle linee guida delle piattaforme. Questo articolo spiega come rispettare le normative del GDPR e le indicazioni dei social, oltre a fornire utili consigli su quando e come raccogliere il consenso dei partecipanti.

L’importanza di ottenere il consenso per l’uso delle immagini

Nel contesto di eventi in cui i partecipanti sono visibili, è fondamentale rispettare la normativa europea sulla protezione dei dati, il GDPR. Le immagini in cui le persone sono identificabili sono considerate dati personali; quindi, non possono essere utilizzate senza il consenso esplicito dei soggetti ritratti.

Prima di pubblicare qualsiasi foto o video degli eventi sui social media della farmacia, è necessario raccogliere una liberatoria per uso dell’immagine. Questo documento deve chiarire come verranno utilizzate le immagini, per quanto tempo saranno conservate e offrire un’opzione di revoca del consenso.

Come redigere una liberatoria per l’uso dell’immagine

Una liberatoria per l’uso dell’immagine è un documento essenziale per chi organizza eventi pubblici. Nel caso di una farmacia, deve contenere i seguenti elementi chiave:

1. Dati del partecipante: Nome, cognome e, se necessario, il contatto.
2. Dichiarazione di consenso: La dichiarazione con cui il partecipante autorizza l’uso delle proprie immagini a fini promozionali sui social media o sul sito web della farmacia.
3. Spiegazione dell’uso: Deve essere specificato in che modo verranno utilizzate le immagini (ad esempio, per post sui social media, brochure informative, ecc.).
4. Revoca del consenso: Una sezione in cui si indica che il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, e che le immagini verranno rimosse su richiesta del partecipante.
5. Firma del partecipante: La firma è necessaria per rendere valido il consenso. In caso di minori, è obbligatorio il consenso scritto del genitore o del tutore legale.

Consiglio pratico: Informa i partecipanti in anticipo, ad esempio durante la fase di registrazione o attraverso avvisi visibili nella location dell’evento, sul fatto che potrebbero essere scattate foto e video.

GDPR e rispetto della privacy dei partecipanti

Il GDPR stabilisce norme precise sul trattamento dei dati personali. Secondo il regolamento, le immagini delle persone sono dati sensibili e devono essere trattate con particolare attenzione. Per questo motivo, oltre al consenso esplicito attraverso la liberatoria, è importante limitare l’uso delle immagini ai soli scopi dichiarati.

In particolare, i farmacisti che pubblicano foto di eventi devono ricordare che:

• Le immagini devono essere utilizzate solo per le finalità specificate nella liberatoria (ad esempio, promozione dell’evento sui social media).
• È obbligatorio conservare le immagini solo per il tempo necessario alla promozione dell’evento. Una volta concluso l’uso promozionale, le immagini devono essere cancellate, salvo un nuovo consenso esplicito.
• I partecipanti devono essere sempre informati sul diritto di revocare il consenso e devono sapere che, se richiedono la rimozione della loro immagine dai social, la farmacia è tenuta a rispettare la richiesta immediatamente.

Linee guida di Facebook e Instagram: cosa sapere

Le piattaforme social come Facebook e Instagram hanno linee guida che, pur non richiedendo direttamente la raccolta di liberatorie, incoraggiano gli utenti a rispettare la normativa locale sulla privacy e a ottenere il consenso per l’uso di immagini personali.

Ecco alcune indicazioni pratiche per rispettare le linee guida dei social media:

• Evita contenuti inappropriati o sensibili: Le immagini devono rispettare gli standard di Facebook e Instagram, evitando di mostrare persone in situazioni di vulnerabilità o disagio.
• Usa foto di gruppo: Se non vuoi far firmare liberatorie a tutti i partecipanti, un’alternativa può essere quella di fare foto di gruppo dove i volti non siano chiaramente identificabili.
• Segnala le zone di ripresa: Durante l’evento, puoi segnalare in modo visibile le aree dove verranno scattate foto, permettendo ai partecipanti che non desiderano essere fotografati di evitare quelle aree.

Come gestire le immagini dei minori

Nel caso in cui all’evento partecipino soggetti di minore età, la normativa è ancora più stringente. Per pubblicare le loro immagini, devi ottenere il consenso scritto dei genitori o dei tutori legali. È inoltre consigliabile prestare maggiore attenzione alle immagini che includono minori, per evitare qualsiasi violazione della loro privacy.

Strategie alternative: foto di spalle o in contesti generici

Se non desideri gestire il processo di raccolta delle liberatorie, ci sono alcune strategie alternative che possono aiutarti a evitare problemi legati alla privacy. Ad esempio, potresti optare per scattare foto di spalle o immagini di gruppo dove i volti non siano chiaramente visibili. In questo modo, non sarà necessario ottenere il consenso di ciascun partecipante, ma potrai comunque documentare l’evento.

Conclusione

Organizzare eventi di prevenzione in farmacia è un’opportunità preziosa per migliorare il rapporto con i clienti e promuovere la salute pubblica. Tuttavia, quando si decide di pubblicare le foto di questi eventi sui social media, è importante rispettare le normative del GDPR e seguire le linee guida di Facebook e Instagram. Ottenere il consenso esplicito attraverso una liberatoria per uso dell’immagine e informare adeguatamente i partecipanti permetterà di gestire le immagini in modo sicuro e conforme alla legge, tutelando la privacy di tutti.